Zapytanie ofertowe w związku z realizacją projektu

W związku z realizacją projektu „Wdrożenie systemu B2B integrującego procesy biznesowe pomiędzy Spółką Winda – Warszawa i jej partnerami” w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Działanie 8.2, zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na wykonanie systemu i wdrożenie systemu B2B.

 

1. Cel wykonania projektu

Dzięki wdrożeniu systemu B2B usprawnione zostaną procesy funkcjonowania Spółki, komunikacja z kooperantami i klientami oraz zwiększy się konkurencyjność świadczonych usług. System ma zautomatyzować i usprawnić procesy realizowane w przedsiębiorstwie odpowiedzialne za relacje z partnerami. Dane gromadzone, analizowane i wymieniane będą drogą elektroniczną. System umożliwi pracownikom i klientom prowadzenie bieżących analiz technicznych, planowania remontów
i modernizacji oraz kontrolę usług serwisowych w sposób automatyczny.

System B2B będzie dedykowany dla kooperantów oraz klientów. W ramach współpracy
z kooperantami zautomatyzowane zostaną procesy planowania i produkcji. Wprowadzona zostanie metoda pakietyzacji poszczególnych podzespołów produkowanych przez kooperantów, system umożliwi przesyłanie zleceń produkcyjnych, monitoring etapów produkcji i montażu z możliwością ich harmonogramowania, bieżącą wymianę informacji w zakresie min. kompletności pakietów i ich oceny oraz terminowości wykonania.

Uzasadnienie:

Integracja systemu spowoduje, że dane wprowadzone raz do systemu będą widoczne w pozostałych modułach dla Użytkowników, którzy ich potrzebują. Powstanie baza danych do której dostęp będzie miała każdy użytkownik – system umożliwi dokonywanie analiz i raportów w oparciu o zgromadzone informacje przez każdy z modułów z osobna (Właściciela, Obsługi Kooperanta i Obsługi Klienta). Kooperant będzie mógł sprawdzić jakość wyprodukowanych podzespołów w oparciu o prowadzone prace na już eksploatowanych urządzeniach przez serwisantów i działania dodatkowe przez klienta (naprawcze, remontowe, modernizacyjne). System pozwoli również na elektroniczną wymianę informacji między kontrahentami Spółki w zakresie generowania zamówień, dokumentacji technologicznej produkowanych wyrobów, dokumentów rozliczeniowych, jak również pozwoli na śledzenie etapów produkcji zamówienia. Klienci otrzymywać będą informację w czasie rzeczywistym o stanie technicznym swoich urządzeń, dokumenty protokołów konieczności, możliwość monitoringu prowadzonych czynności konserwacyjnych.

2. Wymagania względem zadania:

W ramach planowanego projektu wdrożony system B2B musi wykorzystywać zaawansowany model elektronicznej wymiany danych EDI. Wymaga się Zastosowania formuły SaaS umożliwiającej wykorzystanie istniejącej infrastruktury IT w odniesieniu do każdego z kooperantów i klientów. Technologie informatyczne wykorzystywane w projekcie umożliwiać muszą pracę w systemie na każdym urządzeniu z dostępem do Internetu. Rozwiązanie ma gwarantować dostęp do aplikacji z każdego miejsca w dowolnym momencie w tym z telefonów typu Smartphone. System musi umożliwić sprawniejszą obsługę procesów biznesowych, a tym samym ma pozwolić na automatyczne przetwarzanie danych w ramach następujących procesów:

1. Proces planowania produkcji
   • uruchamianie zlecenia
   • harmonogramowanie projektu
   • harmonogramowanie produkcji
2. Proces monitoringu produkcji
   •  monitoring zleceń
   • harmonogramowanie produkcji
   • raportowanie
3. Proces monitoringu kompletacji
   • harmonogramowanie transportu
   • harmonogramowanie projektu
4. Proces kontroli jakości
   • kontrola jakości
   •  raportowanie
5. Proces niezgodności
   •  uruchamianie procedury niezgodności
   • monitoring niezgodności
   •  raportowanie
6. Proces monitoringu działań gwarancyjnych
   • uruchamianie działań gwarancyjnych
   • monitoring działań gwarancyjnych
   • raportowanie
7. Proces monitoringu przeglądów
   • planowanie przeglądów
   • monitorowanie przeglądów
   • raportowanie
8. Proces monitoringu napraw
   • planowanie napraw
   • monitorowanie przeglądów
   • raportowanie
9. Proces nadzoru i ewidencjowania zgłoszeń
   • archiwizacja zgłoszeń
   • monitorowanie zgłoszeń
   • raportowanie
10. Proces planowania remontów i modernizacji
    •  archiwizacja parametrów technicznych
    •  archiwizacja wykonywanych badań
    • planowanie remontów i modernizacji
    • monitorowanie remontów i modernizacji
11. Proces kontroli jakości i satysfakcji klienta
    •  kontrola jakości
    • badanie satysfakcji
    • raportowanie
12. Proces monitoringu działań gwarancyjnych
    • uruchamianie działań gwarancyjnych
    •  monitoring działań gwarancyjnych
    •  raportowanie

Usługi dostarczone zarówno kooperantom jak i klientom mają być kompleksowe w zakresie  planowania, produkcji, obsługi i kontroli, ponieważ planuje się obsługę powiązanych ze sobą działań począwszy od planowania produkcji a skończywszy na monitorowaniu działań gwarancyjnych. Usługi będą obejmować nie tylko wzajemne relacje między Wnioskodawca a Partnerami ale także działania samodzielne Partnerów, które nie są bezpośrednio powiązane z Wnioskodawcą. Tym samym usługi będą wykraczały poza zwykłą wymianę danych czy prosty dostęp do danych. Kooperanci mają otrzymać system umożliwiający monitoring wewnętrznych procesów m.in. produkcji i kompletacji. Klienci muszą być wstanie zaplanować prace remontowe i modernizacyjne w oparciu o dostarczane informacje przez system.

 

Planuje się zakup następujących modułów systemu ERP na które składają się:

1. moduł Właściciela
2. moduł Obsługi Kooperanta
3. moduł Obsługi Klienta
4. silnik systemu
5. aplikacja na urządzenia mobilne

 

Moduł Właściciela –system pozwala prowadzić monitoring stanu technicznego urządzeń klienta oraz stanu produkcji i kompletacji podzespołów, kontrolę jakości i prowadzonych prac konserwacyjnych, planowanie prac i możliwości produkcyjnych, bazę zgłoszeń awaryjnych, gwarancyjnych i niezgodności oraz narzędzie raportowania podstawowych procesów. Moduł umożliwi również szybszą komunikację w oparciu o sieć internetową, akceptację wykonanych prac i zleceń.

Moduł odpowiedzialny za procesy planowania produkcji, monitoringu produkcji, monitoringu kompletacji, monitoringu przeglądów, monitoringu napraw, kontroli jakości i satysfakcji klienta, niezgodności, działań gwarancyjnych, nadzoru i ewidencjowania zgłoszeń, planowania remontów i modernizacji

 

Moduł Obsługi Kooperanta –system  pozwala prowadzić monitoring stanu produkcji i kompletacji podzespołów, kontrolę jakości, planowanie prac i możliwości produkcyjnych, bazę niezgodności oraz narzędzie raportowania podstawowych procesów. Moduł umożliwi również szybszą komunikację w oparciu o sieć Internet, akceptację wykonanych prac i zleceń. Moduł odpowiedzialny za procesy planowania produkcji, monitoringu produkcji, monitoringu kompletacji, kontroli jakości, niezgodności, działań gwarancyjnych

 

Moduł Obsługi Klienta  – system pozwala prowadzić monitoring stanu technicznego urządzeń klienta, kontrolę prowadzonych prac konserwacyjnych, planowanie prac naprawczych, remontów i modernizacji, bazę zgłoszeń awaryjnych i gwarancyjnych oraz narzędzie raportowania podstawowych procesów. Moduł umożliwi również szybszą komunikację w oparciu o sieć Internet, akceptację wykonanych prac i zleceń naprawczych. Moduł odpowiedzialny za procesy monitoringu przeglądów, monitoringu napraw, kontroli jakości i satysfakcji klienta, działań gwarancyjnych, nadzoru i ewidencjowania zgłoszeń, planowania remontów i modernizacji

 

Aplikacja na urządzenia mobilne – aplikacja udostępniana pracownikom spółki (serwisantom) – pozwala udostępniać użytkownikom systemu informacje w czasie rzeczywistym o stanie technicznym zainstalowanych i konserwowanych urządzeń, harmonogramowania prac konserwacyjnych, pozwala również prowadzić monitoring stanu technicznego urządzeń klienta w sposób zdalny.

Moduł odpowiedzialny za procesy monitoringu przeglądów, monitoringu napraw, kontroli jakości.

 

W celu prawidłowego wdrożenia systemu w ofercie należy uwzględnić niezbędne usługi doradcze i eksperckie np.

1. usługi eksperckiej w zakresie opracowania kompletnej analizy konfiguracyjnej, zawierającej ustawienia dla wszystkich obszarów działania systemu
2. usługi eksperckiej w zakresie analizy procesów zachodzących w firmie
3. usługi eksperckiej w zakresie opracowania struktury firmy
4. usługi eksperckiej w zakresie opracowania listy stanowisk i ról w systemie i zakresu ich uprawnień
5. usługi eksperckiej w zakresie wymagań współpracowników uwzględniających politykę spółki i profil świadczonych usług
6. usługi eksperckiej w zakresie możliwości produkcyjnych, transportowych i kompletacyjnych
7. usługi eksperckiej w zakresie współpracy systemu z programami do integracji w zakresie wymiany danych związanych z kosztorysami
8. usługi eksperckiej w zakresie wykorzystania standardu EDI do współpracy miedzy partnerami
9. usługi eksperckiej w zakresie potrzeb analitycznych firmy
10. usługi eksperckiej w zakresie subskrypcji zestawień i analiz

 

W ramach zadania należy również przewidzieć niezbędne szkolenia specjalistyczne np.

1. dla pracowników z obsługi wdrażanego systemu
2. z zakresu obsługi procesów integracji systemów
3. specjalistyczne z zakresu obsługi administrowania systemem

 

3. Miejsce instalacji systemu

Firma posiada niezbędne pomieszczenia do realizacji planowanego projektu. Nieruchomość przy ul. Generała Leopolda Okulickiego 21a, Piaseczno 05-500, Polska, stanowi własność Winda – Warszawa Sp. z o.o., ul. Surowieckiego 12, 02-784 Warszawa.

Spółka dysponuje serwerownią wyposażoną w niezbędny sprzęt i infrastrukturę oraz stanowiska robocze m.in.

– Serwerem DELL PowerEdge R420 wyposażonym w procesor z serii Intel® Xeon® E5-2400 1.90 GHz; Pamięć RAM: 16 GB ECC; Dyski twarde: 3 x 1000 GB SATA 7200 rpm; RAID: RAID5 z podtrzymaniem bateryjnym i 512mb pamięci podręcznej; Zasilacze: 2 szt. – redundantne; System operacyjny: Windows Server 2012 Standard

– Osprzęt w postaci dysku sieciowego QNAP, UPS Eaton 5130, 6 szt. switch min.Cat. 5e, Router Netgear RangeMax Wireless Router WPN824 v2. Sieć komputerowa jest zbudowana w oparciu o model gwiazdy w technologii Fast Ethernet, z wykorzystaniem okablowania w standardzie CAT5E.

– 33 komputerami stacjonarnymi wyposażonymi w procesory klasy Intel® Pentium® 4 / Dual-Core / Core™; systemy operacyjny klasy Windows (XP Prof. / 7 / 8 )

– 17 komputerami przenośnymi  wyposażonymi w procesory klasy Intel® Pentium® 4 / Dual-Core / Core™; systemy operacyjny klasy Windows (XP Prof. / 7 / 8 )

 

4. Termin wykonania

Wymaga się wykonania i wdrożenia systemu do dnia 30.10.2015 r.

 

5. Termin składania ofert

Do dnia 14.07.2014  roku

 

6. Kryteria wyboru oferty

Cena – 100%

 

7. Informacje dodatkowe

Istnieje możliwość zaoferowania rozwiązań równoważnych pod względem funkcjonalnym. Oferty należy złożyć zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Wymaga się podawania kwoty w złotych polskich. Oferty winny zawierać:

• parametry oferowanego systemu
• warunki płatności
• termin instalacji i wdrożenia
• ważność oferty